それ、やる前に考えて


次女の習い事の保護者会で役員をやっています。
毎年5月あたりに新旧役員の歓送迎会というのがあります。
今回わたしが幹事となりまして「めんどくさ・・・」と思いつつやっております。

幹事なんて日を決めて場所決めて集金して会の進行するだけなので普通ならなんてことないのですが、
この歓送迎会は日を決めるのが面倒くさい。
①大前提として新旧会長が来られる日。
②かつ、長年副会長をしてくれた人も来られる日。
③そのうえでメンバーが9割以上来られる日。
となるわけです。
①と②を経て候補日は2つ挙がり、今は③で、12人いる③の対象者からどちらの日が良いか聞いているところです。

①②③とも、わたしと対象者がメールでやりとりしています。
①の対象となる新旧会長には「5,6月の日曜日の中で空いている日を教えてください」
②の副会長には「①の結果で候補日となった数日のうち空いているを教えてください」(①と②は一緒に聞いてもいいんだけど事情があって別)
③のメンバーには「①、②の結果候補日は●日と▲日になりました。どちらが都合いいか教えてください」
といった具合に。

とても単純な質問と回答で済むと思うのですが、16人もいると回答の仕方も人それぞれで。
私が欲しいのは
「候補日のうち○日が空いています」とか「候補日ならどの日でも空いています」
というシンプルな回答なんですが、

まず①の新旧会長のうちの一人の回答がこちら。
「○日、○日、○日、○日、○日、○日、○日、○日、○日、○日以外なら大丈夫です」
えーーーーーーっと・・・「以外」の空いてる日を私がカレンダー見て見つけなくちゃならないのかな?
しかも日曜日って言ってるのに土曜日入ってるし・・・
空いてる日の方が少ないんだから空いてる日を教えてよ~

ほかにも
メールの最初に世間話が入って、肝心な回答が最後な人。
候補日じゃない日を「都合がいい」と提示してくる人。
締切過ぎても回答がない人。
回答がなかったから決まった日をメールしたら、「両日とも大丈夫です」と回答してくる人。
メールちゃんと読んでないな、と思う回答をする人。
回答を忘れたことを執拗に謝ってくる人。


日程調整なんてお茶の子さいさいと思っていたのですが、そんなこんなで時間がかかる。


相手が何を聞いて何を求めているか、質問に過不足ない回答は何なのか、
考えないとこうなるよなーーー自分もやらかしてるよなーーーと。
冊子などの申込や解答の仕方等々でいつもifさんが言ってくれていることに思いを馳せる4月の終わりです・・・

小規模な会の幹事でもやってみると気付くことが沢山あるものですね。




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